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Nicht Sie sind
immer erreichbar.
Ihr Betrieb schon.
Der Assistent geht ans Telefon, wenn Sie es nicht können – beim Kunden, unterwegs oder längst im Feierabend. Er führt ein echtes Gespräch, beantwortet auf Wunsch schon die ersten Fragen, trägt Termine ein und legt Ihnen die Zusammenfassung hin.
- Er meldet sich mit Ihrem Firmennamen.
- Er gibt sich als Assistent zu erkennen.
- Auf Wunsch berät er schon im Erstgespräch – wie weit, legen Sie fest.
- Der Assistent ist rund um die Uhr erreichbar.
Beispiel-Posteingang · So könnte ein Tag bei Ihnen aussehen
7 neu
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03:12
Herr AlbrechtNotfall durchgestellt
Wasserschaden im Keller · als Notfall erkannt und direkt an die Rufbereitschaft weitergeleitet.
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07:20
Café SonneRückruf bis 10:00
Kaffeemaschine streikt kurz vor Öffnung · Problem beschrieben, Rückruf heute Vormittag zugesagt.
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08:12
Frau WeberTermin eingetragen
Besichtigung · Dienstag 14:00 · Bestandskundin seit 2019.
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11:23
Lieferant NordZur Kenntnis
Material-Lieferung kommt am Freitag · alles vorbereitet, keine Rückmeldung nötig.
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14:08
Michaela JensenNeue Kundin
Erstberatung angefragt · Rückrufwunsch Mittwoch nach 17:00 · 0170 123 456.
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17:30
Frau AlbersRückruf · Hausverwaltung
Mieterin meldet feuchte Wand im Bad · Rückruf noch heute zugesagt, Fotos per E-Mail angefragt.
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21:14
Herr KellerAngebot angenommen
Auftrag startet Montag · bestätigt die vereinbarten Konditionen.
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02:40
Alarm-ZentraleNotfall durchgestellt
Kühlraum-Alarm hat ausgelöst · direkt an die Notfall-Nummer des Chefs durchgestellt, nichts geht verloren.
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07:15
Lieferant NordZur Kenntnis
Frische Ware kommt heute 10:00 statt 9:00 · Fahrer meldet 1 Stunde Verspätung, keine Rückmeldung nötig.
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10:30
Frau MüllerReservierung eingetragen
Sonntag 19:00 · 6 Personen · Nussallergie am Tisch, Küche vorgemerkt.
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12:15
MittagsgastRückruf gewünscht
Fragt nach veganen Optionen und Allergenen auf der Karte · Rückruf heute Nachmittag.
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14:40
Firma BergmannCatering-Anfrage
Firmenfeier für 30 Personen Ende November · Angebot mit Buffet-Vorschlag angefragt, Rückruf morgen.
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17:20
Frau KellerBesichtigung eingetragen
Hochzeitslocation für nächsten Herbst · Besichtigungstermin Samstag 11:00 · bringt den Partner mit.
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21:30
Herr LangeAngebot angenommen
Hochzeits-Catering 80 Personen im März bestätigt · schriftliche Zusage geht per E-Mail raus.
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02:48
Herr ThiessenNotfall durchgestellt
Mieter aus Kleiststr. 7, Wasserschaden Nachbarwohnung. An die Notdienst-Nummer der Verwaltung weitergeleitet.
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07:30
Herr KlingBesichtigung eingetragen
Freie 3-Zimmer-Wohnung Oststadt · Dienstag 10:00 · bringt Partnerin mit.
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09:15
WEG Rosenweg 12Zur Kenntnis
Beschwerde zum Lärm aus Wohnung 4C am Wochenende. Protokolliert, keine Rückmeldung erbeten.
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12:04
Frau SchäferRückruf gewünscht
Mietvertrag läuft aus, möchte verlängern · Rückruf heute Nachmittag.
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14:40
Frau AlbersFeuchteschaden
Mieterin Wohnung 3B meldet feuchte Wand im Bad. Rückruf heute zugesagt, Fotos per E-Mail angefragt.
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17:22
Herr NowakNeuer Interessent
Zweizimmerwohnung Oststadt angefragt · ab Dezember · Exposé per E-Mail gesendet.
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20:48
Hausmeister LenzZur Kenntnis
Treppenhaus-Beleuchtung Haus 7 getauscht · Rechnung folgt per Mail.
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05:40
Herr OpitzPanne weitergeleitet
Panne auf der A1 Richtung Bremen · als Notfall erkannt und direkt an ADAC verwiesen, Werkstatt-Termin für morgen angeboten.
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07:12
Herr BehrensTermin eingetragen
Reifenwechsel · Samstag 09:00 · Winterreifen schon im Lager.
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08:40
Frau KösterTÜV-Anfrage
TÜV-Termin erfragt, Hebebühne 2 frei? · Rückrufwunsch nach 14:00 · 0171 234 56.
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10:15
Teiledienst NordZur Kenntnis
Ersatzteil Audi A4 bestellt · Lieferung morgen vormittags · keine Rückmeldung nötig.
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13:28
Michael VogtNeukunde
Werkstattwechsel · Golf 7 zur Inspektion · fragt nach freiem Termin nächste Woche.
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15:50
Frau KaiserDiagnose nötig
„Klima klingt komisch beim Einschalten." Termin zur Diagnose vorgeschlagen · Rückruf zur Bestätigung erbeten.
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18:04
Herr LangeAngebot angenommen
Bremsen hinten tauschen · Freitag Abholung bestätigt · Konditionen stehen.
Jeder Anruf erfasst, sortiert, dokumentiert – auch nachts und nach Feierabend.
Hören Sie selbst, wie das klingt.
Was er Ihrem Betrieb abnimmt
Kein Anrufbeantworter, kein Callcenter: eine Sprach-KI, die auf Ihren Betrieb eingerichtet ist. Das Wichtigste ist von Anfang an dabei.
Anrufannahme rund um die Uhr
Er hebt zuverlässig ab – auch beim dreißigsten Anruf am Tag. Ruhig, klar und geduldig.
Termine direkt im Gespräch
Er bietet freie Zeiten an und trägt Termine auf Wunsch direkt in Ihren Kalender ein. Ohne Rückruf-Pingpong.
Notfall oder Routine
Der Assistent erkennt den Unterschied und sortiert entsprechend. Echte Notfälle werden nach Ihren Vorgaben durchgestellt.
Zusammenfassung nach jedem Anruf
Name, Nummer, Anliegen, Dringlichkeit – alles sauber per E-Mail dokumentiert.
Werbeanrufe abfangen
Vertreter werden höflich abgefangen. Ihr Team wird nur für Gespräche gebraucht, die wirklich zählen.
Auf Ihren Betrieb eingerichtet
Begrüßung, Einsatzgebiete, Zeiten, Urlaubsregelung – er spricht so, wie es zu Ihrem Betrieb passt.
Anrufbeantworter oder Assistent?
Viele Betriebe haben schon einen Anrufbeantworter – und merken, dass er wenig bringt. Der Unterschied liegt darin, was beim Anrufer ankommt.
Ein Anrufbeantworter nimmt Nachrichten an
- Viele legen auf, ohne etwas zu hinterlassen
- Keine Terminvereinbarung
- Notfälle bleiben unbemerkt
- Der Chef muss alles abhören
- Nur ein Anruf gleichzeitig – der Rest hört „besetzt"
- Wirkt nach außen: „Die sind nicht erreichbar."
Der Assistent nimmt Anliegen an
- Echte Gespräche mit Rückfragen
- Termine direkt im Gespräch
- Notfälle werden erkannt
- Zusammenfassungen per E-Mail
- Zwei Gespräche gleichzeitig – mehr auf Wunsch
- Wirkt nach außen: „Da kümmert sich jemand."
Die meisten Betriebe haben genau eine Leitung: Wer anruft, während schon telefoniert wird, hört „besetzt" – und ruft oft nicht noch einmal an. Der Assistent nimmt zwei Anrufe parallel entgegen. Brauchen Sie mehr, richtet Michael das ein.
Für wen passt das noch?
Der Kern ist Handwerk – aber das Grundproblem ist überall gleich: Es ruft jemand an, und keiner kann drangehen. Diese Betriebe profitieren genauso.
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Hausverwaltungen & Immobilienbüros
Mieter rufen zur Unzeit. Rohrbruch, Schlüssel, Besichtigung – der Assistent sortiert nach Dringlichkeit und trägt Termine ein.
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Gastronomie & kleine Hotels
Tischreservierung, Allergien, Öffnungszeiten. Während der Service läuft, telefoniert der Assistent weiter – auch zu zweit.
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Tierarzt-, Physio- & Heilpraxen
Termine, Rückrufe, Routinefragen. Für Human-Arztpraxen gilt die Berufsgeheimnis-Regel – siehe weiter unten.
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Einzelhandel & Fachgeschäfte
Florist, Autohaus-Werkstatt, Reifendienst, Fahrradladen: saisonale Spitzen, telefongebundene Termine – kein verlorener Anruf.
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KFZ-Werkstätten
Reifen, TÜV, Werkstatt-Termin. Der Assistent nimmt an, sortiert nach Dringlichkeit und trägt den Termin passend zur Hebebühne ein.
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Innungen & Vereins-Geschäftsstellen
Ehrenamtlich besetzt, selten erreichbar. Der Assistent nimmt Anliegen auf und reicht sie an die zuständige Person weiter.
Für Arztpraxen, Rechtsanwälte und andere Berufsgeheimnisträger baut Michael eine andere Verarbeitungskette als für Handwerk und Gewerbe – auf Anfrage.
Wenn Sie KI skeptisch sehen: gut so.
Skepsis ist kein Nachteil, sondern gesunder Menschenverstand – gerade bei etwas, das mit Ihren Kunden spricht. Hier sind die Einwände, die Michael selbst am ernstesten nimmt.
„Ich will nicht, dass ein Roboter mit meinen Kunden redet."
Verständlich. Deshalb gibt der Assistent sich als Assistent zu erkennen und spielt niemandem einen Menschen vor. Er ist so eingerichtet, dass er nur sagt, was Sie freigegeben haben – alles andere beantwortet er nicht, sondern nimmt das Anliegen auf und gibt es an Sie weiter.
Und Sie müssen ihm das nicht glauben: Sehen Sie sich an, wie so ein Anruf abläuft, bevor Sie irgendetwas entscheiden.
„KI ist doch nur Hype."
Vieles davon ist es tatsächlich. Deshalb baut Michael nur das, was heute schon zuverlässig funktioniert: eine Aufgabe, sauber erledigt – statt zehn Versprechen für übermorgen. Was der Assistent übernimmt und was nicht, steht offen in den Leistungen. Was er nicht sicher kann, bietet Michael gar nicht erst an.
„Was passiert mit den Daten meiner Kunden?"
Die richtige Frage. Anrufer erfahren zu Beginn, dass ein Assistent spricht – das ist seit dem 2. August 2026 keine Höflichkeit mehr, sondern Pflicht nach Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Die Daten werden nur für die Bearbeitung des Anliegens verwendet.
Welche Sprach-KI-Dienste an Ihrem Assistenten mitwirken und wo die Verarbeitung stattfindet, sagt Michael offen – vor dem Angebot und, am eigenen Assistenten nachlesbar, in der Datenschutzerklärung. Mit jedem Dienst, der Daten in Michaels Auftrag verarbeitet, besteht ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Für Arztpraxen und andere Berufsgeheimnisträger baut Michael auf Anfrage eine andere Kette als für Handwerk und Gewerbe.
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In der EU
- Rufnummersipgate
- VermittlungHetzner
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US-Anbieter mit EU-Vertragsklauseln
- StimmeCartesia
- SprachverständnisAnthropic
„Ich habe keine Zeit, mich da einzuarbeiten."
Müssen Sie auch nicht. Eingerichtet wird der Assistent von Michael, nicht von Ihnen. Was Sie danach bedienen können müssen, ist eine einzige Sache: die Rufumleitung an- und ausschalten – dieselbe Einstellung, mit der Sie Ihr Telefon aufs Handy legen.
Alles andere zeigt er Ihnen einmal in Ruhe und danach so oft, wie Sie es brauchen. Aus dem Ausbilden weiß er: Beim ersten Mal behält das niemand.
„Sie sind einer. Was, wenn Sie ausfallen?"
Die berechtigtste Frage von allen – und die einzige, auf die es keine bequeme Antwort gibt. Deshalb hängt Ihr Telefon nicht an einem einzelnen Menschen: Ihre Rufnummer bleibt Ihre, die Umleitung liegt in Ihrer Hand, und wenn Sie sie abschalten, klingelt Ihr Anschluss wieder genau wie vorher.
Er tut auch nicht so, als stünde ein Konzern mit Rufbereitschaft rund um die Uhr dahinter – das wäre unehrlich. Was er zusagen kann: Sie erfahren vor dem Start, was passiert, wenn etwas ausfällt. Und Sie kommen jederzeit ohne ihn wieder heraus.
Was es kostet
Keine versteckten Posten. Besondere Regeln besprechen wir im Erstgespräch – Sie bekommen vorher einen festen Preis.
EINMALIG
ab 490 €Einrichtung
Einrichtung, Training und Testphase. Danach läuft der Assistent.
- Kennenlern-Gespräch
- Individuelle Einrichtung
- Terminregeln & Notfall-Logik
- Testphase inklusive
MONATLICH
ab 99 €pro Monat
Anrufannahme, Zusammenfassungen, laufende Anpassungen – und ein Ansprechpartner, wenn Sie etwas ändern möchten.
- 500 Telefonminuten inklusive
- Anrufannahme rund um die Uhr
- Zusammenfassung per E-Mail
- Laufende Anpassungen
- Monatlich kündbar
Gezählt wird die Dauer des Telefonats, vom Annehmen bis zum Auflegen, je angefangene Minute – nicht nur die Zeit, in der gesprochen wird. Jede weitere Minute kostet 0,19 €. Mehr Minuten oder mehr Anrufe gleichzeitig: größere Tarife auf Anfrage.
In vier Schritten dorthin
Sie brauchen keine Technik-Kenntnisse und keine neue Anlage – nur ein kurzes Gespräch und Ihre bestehende Rufnummer.
SCHRITT 1
Kennenlernen
15–30 Minuten am Telefon: Was macht Ihr Betrieb? Welche Anrufe kommen rein? Was soll der Assistent können?
SCHRITT 2
Einrichtung
Wir richten den Assistenten gemeinsam so ein, dass er zu Ihrem Betrieb passt – Begrüßung, Leistungen, Terminlogik, Notfallregeln.
SCHRITT 3
Testphase
Sie rufen selbst an, hören Probe und wir justieren nach – bis es sich richtig anfühlt.
SCHRITT 4
Live-Betrieb
Die Weiterleitung wird aktiviert, der Assistent übernimmt. Michael betreut weiter und passt an, wenn sich Ihr Betrieb ändert.
In der Regel dauert die Einrichtung ein bis zwei Wochen, inklusive Testphase. Ihre Nummer bleibt Ihre, Ihre Technik bleibt – üblich ist eine Weiterleitung, wenn Sie nicht abheben oder besetzt ist.
Wer dahintersteht
Hinter wivanto steht ein einzelner Mensch: Michael Hagen aus Harsefeld.
Sein erstes Handwerk war ein anderes: Michael ist gelernter Bäcker und hat Backwaren für Hamburger Häuser wie das Atlantic, die Vier Jahreszeiten und das CCH hergestellt – ein Beruf, in dem die Ware fertig ist, wenn die Gäste aufstehen, nicht wenn es gerade passt. Häuser dieser Klasse verzeihen keinen schlechten Tag: Was rausging, musste stimmen, jeden Morgen neu. Diese Genauigkeit hat er nie abgelegt, sie ist ihm zur Gewohnheit geworden. Im Januar 2001 wechselte er in die IT – ein Weg, der viel früher angefangen hatte: mit einem Commodore VC 20, den er sich als Junge mit seinem Bruder leihen musste, weil für einen eigenen das Geld nicht reichte.
Getauscht haben die beiden seither die Plätze: Die Technik ist heute sein Beruf, das Backen seine Leidenschaft. Als IT-Systemadministrator in einem großen Konzern sorgt er dafür, dass Technik läuft, oft genau dort, wo nichts ausfallen darf: in Laboren, in der Fertigung, mitten im laufenden Betrieb. Wenn etwas klemmt, ruft man ihn an.
Dazu kommt das Ausbilden. Michael hat die Ausbildereignungsprüfung bei der Handwerkskammer Hamburg abgelegt und damit über Jahre selbst ausgebildet – Fachinformatiker für Systemintegration, von den ersten Wochen bis zum bestandenen Abschluss. Wer ausbildet, lernt eine Reihenfolge, die immer gleich ist: erst vormachen, dann gemeinsam machen, dann selbst machen lassen – und am Ende nachfragen, ob es wirklich angekommen ist. Genau in dieser Reihenfolge richtet er auch einen Telefonassistenten ein.
Neu dazugekommen ist das Arbeiten mit KI-Agenten: Im August 2026 hat er die Agentic Coding Masterclass der Everlast Consulting GmbH abgeschlossen. Geprüft wird darin, wie KI-Agenten und die zugehörigen Werkzeuge in einem Betrieb eingeführt werden – also genau das, was er hier anbietet.
Sie müssen keine KI lernen, um sie zu nutzen – aber Sie sollen jederzeit wissen, was Ihr Assistent tut: was er kann, was er nicht kann und was er am Telefon sagt. Die Technik ist seine Baustelle. Die Kontrolle bleibt Ihre.
Und das Wichtigste: Sie haben es immer mit ihm zu tun. Keine Hotline, keine wechselnden Ansprechpartner. Derjenige, der Ihren Assistenten baut, ist auch derjenige, der ihn betreut.
Rund um die Uhr am Apparat sitzt er deshalb nicht – so ehrlich muss man sein. Auch sein eigenes Telefon nimmt zuerst ein Assistent ab: derselbe, den er Ihnen einrichten würde. Er stellt Ihnen nichts hin, was er sich nicht selbst hingestellt hat. Was ankommt, sieht er – und zurück ruft dann er.
Ihr Telefon soll für Sie arbeiten – nicht gegen Sie?
Schreiben Sie kurz, was für einen Betrieb Sie führen und wo das Telefon gerade nervt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wie ein Assistent bei Ihnen Sinn ergibt.
Und wenn Sie möchten, kommt er zu Ihnen in den Betrieb und schaut sich an, wo es sonst noch hakt – das Telefon ist selten die einzige Stelle.
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SELBST TESTEN04164 5008970 – rund um die Uhr. Dieselbe Assistentin, die Michael für Ihren Betrieb einrichten würde. Hinweis zur Stimme: Hier spricht eine Frauenstimme – welche Stimme bei Ihnen am Telefon spricht und ob weiblich oder männlich, stimmt Michael vorher mit Ihnen ab.
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E-MAILinfo@wivanto.de
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ANTWORTZEIT1–2 Werktage
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EINSATZGEBIETDeutschland · alles aus der Ferne
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DSGVO von Anfang an